L'auto-organisation au bureau : les meilleures astuces

Une femme est accoudée à un bureau et sourit.

L'auto-organisation, le mot magique à appliquer au quotidien. Qui n'a jamais connu cette situation ? Les petites fiches s'accumulent sur votre bureau, votre boîte mail déborde de courriers… Et pourtant, vous venez tout juste d'arriver au travail. L'auto-organisation est la base de toute chose, et surtout en ce qui concerne les modèles de travail ayant de l'avenir, comme le desk sharing et le coworking La bonne nouvelle, c'est que l'auto-organisation, ça s'apprend. Des méthodes permettent de maintenir l'ordre et de garder une certaine structure dans votre quotidien au bureau, même s'il y règne le chaos le plus total. Vous trouverez ici des méthodes et astuces utiles que vous pourrez mettre en place vous-même.

C'est un cercle sans fin : si l'on ne travaille pas de manière structurée, on ne peut pas utiliser son temps avec efficacité. Et si l'on n'utilise pas son temps avec efficacité, les tâches s'accumulent et l'on manque de temps pour tout faire ou alors, on doit travailler tard dans la soirée. Si les tâches s'accumulent et qu'on passe trop de temps au bureau, cela génère du stress. Et, sous l'effet du stress, on travaille de manière non structurée.

C'est là qu'entrent en jeu l'auto-organisation et la gestion du temps. Ces deux composantes vont vous aider à briser cette routine stressante et à structurer vos journées de travail grâce à quelques conseils et astuces. Vous verrez, ces méthodes amélioreront grandement votre vie professionnelle, mais aussi votre vie privée.

Des économies de temps : Répartir vos journées de manière efficace, mettre de l'ordre et de la structure dans votre travail… Voilà les outils qui vous aideront à boucler vos tâches à l'heure. D'une manière générale, vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à diverses activités.

Une réduction du stress : SLorsqu'on ne cesse de remettre au lendemain certaines tâches, on peut finir par se sentir dépassé par les événements. Les tâches s'accumulent et on se retrouve exposé à une pression toujours croissante. L'auto-organisation permet d'éviter cela.

Plus de réussite En travaillant de manière structurée et en adoptant une gestion du temps efficace, vous pourrez mener à bien beaucoup plus de tâches que vous ne l'imaginez, et la qualité de votre travail n'en sera que meilleure. Cela ne passera pas inaperçu. Clients, supérieurs hiérarchiques, collègues… Tous seront agréablement surpris et heureux, et tous estimeront ce que vous avez accompli.

Se débarrasser des choses inutiles pour une meilleure vue d'ensemble

Tout d'abord, il convient de se faire une idée du statu quo. Ai-je réellement besoin de tous ces objets qui traînent sur mon bureau ou puis-je me débarrasser de quelques-uns d'entre eux ? Quelles tâches dois-je encore effectuer et lesquelles ai-je déjà accomplies ? Comment puis-je garder une vue d'ensemble à l'avenir ?

Débarrassez-vous de tout ce que vous avez en double ou de tout ce qui est défectueux. Si vous ne vous sentez pas prêt à vous débarrasser des objets superflus, mettez-les dans une boîte sur laquelle vous écrirez « Peut être jeté si pas utilisé d'ici le [Date] ».
Archivez ce qui a déjà été effectué : une fois que vous avez achevé une tâche, ne la laissez pas sur votre poste de travail en attendant de l'archiver ou de la supprimer « un de ces jours ». Faites-le immédiatement. Cela ne vous prendra pas beaucoup de temps et votre bureau restera rangé.
Classez les tâches à effectuer par ordre de priorité : pour ce faire, vous pouvez travailler avec différentes couleurs, inscriptions et numérotations, en fonction de vos préférences. Trouvez un système que vous pourrez utiliser au quotidien sans trop d'efforts.

Attribuer une place fixe aux objets

Une fois que vous vous serez débarrassé de tous les objets inutiles, votre espace de travail vous semblera bien plus rangé. Il s'agit maintenant d'adopter un nouveau système de classement et aussi de s'y tenir quoiqu'il arrive. Attribuez une place fixe à chaque chose. Si vous utilisez souvent un certain objet, vous devez l'avoir à portée de main. Adoptez un marquage homogène et très important, prenez l'habitude de remettre les choses à leur place lorsque vous n'en avez plus besoin. Ainsi, vous ne gaspillerez plus de temps à chercher ce dont vous avez besoin.

Rédiger des listes et les placer de manière visible

Notez les tâches à effectuer, les rendez-vous et les échéances à respecter. Par le simple fait d'écrire, le cerveau enregistre mieux l'information à retenir. Les listes de choses à faire peuvent considérablement simplifier votre quotidien, car elles permettent de traiter les tâches de manière structurée. Vous éviterez ainsi tout chaos et tout désordre. Si d'autres tâches viennent s'ajouter pendant la journée, vous pouvez vous servir de votre liste de choses à faire pour établir un ordre de priorité et ainsi ne pas perdre de vue vos objectifs. Et lorsque, à la fin de votre journée de travail, vous aurez terminé et barré toutes les tâches de votre liste, vous rentrerez chez vous en éprouvant un sentiment de satisfaction et de motivation.

Quant aux check-lists, elles vous aideront à gérer efficacement les tâches récurrentes. Souvent, nous suivons les mêmes étapes de travail. Toutefois, nous ne le faisons pas forcément tous les jours. C'est pourquoi il peut arriver d'oublier certains détails. Beaucoup de temps peut s'écouler jusqu'à ce que l'on trouve ce qui est nécessaire pour mener à bien une tâche que l'on connaît bien. Établissez des listes de contrôle et mettez-les à un endroit bien visible afin de pouvoir à tout moment vous rappeler les différentes étapes.

Augmenter la capacité de concentration

C'est plus facile à dire qu'à faire ! Ici, le plus important est de ne pas se laisser distraire. L'histoire racontée par votre collègue est intéressante, la vidéo que vous venez de visionner sur YouTube est drôle, ou encore l'idée de faire une pause-café est séduisante ? Peu importe ! Ne vous laissez pas distraire et n'interrompez ce que vous faites que si cela en vaut la peine. Selon les statistiques, lorsque nous sommes interrompus, il nous faut 11 minutes pour retrouver le fil de nos pensées. Ce temps, qui pourrait être utilisé de manière bien plus efficace, nous manquera alors en fin de journée.

Conseil : L'alimentation influence elle aussi grandement la capacité à se concentrer. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans l'article consacré aux repas et aux boissons au bureau.

Gérer et répartir efficacement ses tâches au bureau

Ce conseil va de pair avec le point numéro 3 : rédigez une liste de toutes les tâches à effectuer et réfléchissez à l'ordre dans lequel vous souhaitez les traiter. Pour ce faire, veillez à bien gérer votre temps et bien entendu aussi aux éventuels délais. S'il ne s'agit pas de nombreuses tâches de petite envergure, mais de quelques tâches importantes, divisez-les afin de pouvoir procéder étape par étape au sein d'une même tâche, et ainsi garder une vue d'ensemble et laisser derrière vous ce que vous avez déjà terminé.

Établir des emplois du temps et les respecter

Zeitmanagement und Selbstorganisation komplementieren sich gegenseitig. Für eine erfolgreiche Selbstorganisation müssen Sie lernen, La gestion du temps et l'auto-organisation vont de pair. Pour vous organiser avec succès, vous devez apprendre à bien gérer le temps imparti et à vous en tenir à ce que vous avez prévu. Demandez-vous combien de temps il vous faut pour venir à bout de vos tâches, mettez en place un planning, et (très important !) respectez-le.

En effet, c'est avec des emplois du temps fixes que vous pourrez structurer votre manière de travailler. Fixez-vous des délais, restez ferme envers vous-même et apprenez à vous conformer à vos plannings. Étrangement, les tâches requièrent souvent le même laps de temps que celui qu'on leur accorde. Si l'on ne s'impose aucun délai, cela peut durer une éternité.

Établir des priorités et fixer des objectifs

Fixez-vous des objectifs à atteindre pour chaque jour, chaque semaine ou chaque mois et renforcez ainsi votre efficacité et votre motivation. En effet, rien n'est plus motivant que le fait d'accomplir un objectif que l'on s'est soi-même fixé. Pour rendre cet aspect encore plus attrayant, vous pouvez éventuellement vous accorder quelques petites « récompenses ».

Instaurez des priorités. Vous éviterez ainsi les situations de stress, car vous ne pourrez plus oublier les tâches importantes. Faites d'abord ce qui est important, même si ce n'est pas obligatoirement votre tâche préférée. Ne remettez aucune tâche au lendemain. En effet, à terme, vous n'aurez plus assez de temps pour accomplir cette tâche dans la qualité requise.

Apprendre à déléguer

Si vous faites partie d'une équipe, vous avez des collègues qui peuvent vous aider. Alors, acceptez leur soutien ! Apprenez à demander de l'aide à vos collègues. Déléguez ! En effet, vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Confiez les tâches qui ne relèvent pas de votre domaine de compétences, à des personnes qui s'y connaissent mieux.

Préparer les réunions de manière optimale

Qui ne connaît pas cette situation ? Vous devez participer à une réunion qui aurait très bien pu faire l'objet d'un simple e-mail. Les réunions sont extrêmement chronophages et elles ne sont pas toujours nécessaires, loin de là. Demandez-vous s'il est bien nécessaire d'organiser une réunion de plusieurs personnes pour clarifier un sujet. Si c'est le cas, fixez des règles générales afin d'éviter toute perte de temps inutile. Et, très important :

Insistez sur la ponctualité ! Chaque participant doit arriver à l'heure ;
Désignez un animateur chargé de diriger la réunion ;
Limitez la durée des interventions (par exemple à 90 secondes). La personne qui parle ne doit alors pas être interrompue ;
Si des exposés doivent avoir lieu, vous trouverez ici les meilleurs conseils et astuces pour faire une bonne présentation.

Faites preuve de ténacité

L'autogestion et la gestion du temps sont certes deux aspects bien utiles. Toutefois, une fois que l'on s'est habitué à travailler d'une certaine manière, il est très difficile de changer et de laisser les comportements négatifs derrière soi. C'est la raison pour laquelle vous devrez faire preuve de ténacité lorsque vous appliquerez vos méthodes d'auto-organisation. Il vous faudra aussi essuyer quelques échecs. Mais vous verrez : à long terme, les bénéfices seront considérables.

L'auto-organisation est un sujet intéressant, mais aussi difficile. À l'aide des conseils et astuces présentés ici, vous arriverez petit à petit à structurer votre quotidien de manière efficace et à mieux tirer profit du temps imparti. En adoptant quelques changements de petite et de grande envergure, vous arriverez à ordonner et à structurer votre manière de travailler, ce qui diminuera votre niveau de stress et améliorera la qualité de votre travail. Et c'est bien ce qui compte finalement : fournir un travail d'excellente qualité tout en éprouvant le moins de stress possible et en menant une vie privée épanouie.